Tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.

  • Henkilötietolaki (523/1999)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR 25.5.2018 alkaen)

Päivitetty 25.5.2022

1. Rekisterinpitäjät

Cervius Oy
Y-tunnus: 2732583-3
Kuusistontie 6, 01760 Vantaa

Cervius Group Oy
Y-tunnus: 2890133-7
Mustionkatu 2 D, 20750 Turku

2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Tapio Ulvinen
tapio.ulvinen@www.cervius.fi
p. 040 096 8624

Hannu Kimiläinen
hannu.kimilainen@cervius.fi
p. 050 576 3490

3. Rekisterit ja tietojen keräämisen ja käsittelyn perusteet

Ylläpidämme seuraavia rekisterejä:

  • Asiakasrekisteri: palvelun toimittaminen, asiakassuhteiden ylläpitäminen ja kehittäminen
  • Markkinointirekisteri: viestintä ja palveluiden markkinointi, palveluiden kehittäminen, sivustoa koskevan liikenteen analysointi ja tilastointi
  • Työntekijä- ja kumppanirekisteri: työsuhteiden ja kumppanuuksien ylläpito sekä työnantajavelvoitteista huolehtiminen
  • Työnhakijarekisteri: rekrytointi ja yhteydenpito työnhakijoihin

Tietojen keräämisen ja käsittelyn perusteet

Asiakasrekisterin tietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, sopimuksen tekemiseen ja palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Markkinointirekisterissä oleville henkilöille voidaan lähettää uutisia ja tietoa liittyen rekisterin omistajan toimialaan. Verkkovierailun perusteella voimme kohdentaa vierailijoille mainontaa muissa verkkopalveluissa.

Työntekijä- ja kumppanirekisterin tietoja käytetään työ- tai kumppanisuhteen edellyttämien toimintojen hoitamiseen ja työsuhteen ylläpitämiseen. Työsopimuksen allekirjoittaneiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittely perustuu työsopimuslakiin (2001/55, erit. 2. luku).

Työnhakijarekisterin tietoja käytetään uusien työntekijöiden rekrytointiprosessissa.

4. Rekisterien tietosisältö

Asiakasrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • yrityksen nimi ja y-tunnus
  • yhteyshenkilön tai yksityisasiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • asiakasnumero
  • laskutus- ja perintätiedot
  • asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  • asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden ostotiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)
  • sähköisten palveluiden hyödyntämistä koskevat tiedot

Markkinointirekisteri

Keräämme verkkopalvelussamme sekä yksilöityjä henkilötietoja että anonyymejä tilastoja verkkopalvelumme kävijöistä. Markkinointirekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
  • yrityksen nimi, yhteyshenkilön nimi, asema ja yhteystiedot
  • käyttämääsi laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (esim. IP-osoite, kellonaika, selaintyyppi, päätelaitteen käyttöjärjestelmä, käydyt sivut ja niillä käytetty aika)

Työntekijä- ja kumppanirekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimet
  • henkilönumero
  • suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika
  • ulkomaalainen henkilötunnus tai syntymäaika
  • kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • läheisen omaisen nimi ja yhteystiedot
  • työsuhteeseen liittyvät tiedot
  • työ- tai palvelussuhteen laatua koskevat tiedot
  • henkilön verotukseen liittyvät tiedot, veronumero
  • tilastointiin liittyvät tiedot
  • osaamiset
  • kumppaniyrityksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot

Työnhakijarekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • kiinnostuksen kohteet (työtehtävä)
  • alue, jolla on kiinnostunut työskentelemään
  • tiedot työkokemuksesta ja koulutuksesta
  • nimi ja yhteystiedot
  • muut hakijan hakulomakkeella tai muulla tavoin jättämät tiedot
  • hakijan cv

5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisteri

  • Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään palvelun tai tuotteen tilaamisen yhteydessä.

Markkinointirekisteri

  • Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää, www-sivuilla olevien lomakkeiden kautta sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.
  • Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
  • Käytämme www.cervius.fi -verkkopalvelussa evästeitä ja kävijäseurantaa (Google Analytics). Kerätyn tiedon avulla varmistamme palvelun toimivuuden ja sivuston kehittämisen. Evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella ja joihin tässä tapauksessa sovelletaan paikallista tietosuojalainsäädäntöä.

Työntekijärekisteri

  • Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään työsuhteen alkaessa ja sen aikana.
  • Tietoja kerätään esimerkiksi sähköisellä henkilötietolomakkeella.

Työnhakijarekisteri

  • Henkilön itsensä lähettämät tiedot joko sähköpostitse, hakulomakkeella tai muulla tavoin.

6. Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli yritys myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

Erilaisiin markkinointiin käytettävien ohjelmistojen käyttöön tarvittavat palvelimet sijaitsevat pääasiassa EU- tai ETA-alueella tai EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa, joissa EU-komissio on todennut tietosuojan riittävän tason. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Emme luovuta asiakastietoja suoramarkkinointitarkoitukseen.

Kulunvalvonta

Työmaakohtaisesti voimme antaa asiakkaillemme / työn tilaajalle tietoja työntekijöistämme, jotka liikkuvat ko. työmaalla. Velvollisuus antaa työntekijätiedot syntyy, kun kyse on rakentamisesta yhteisellä rakennustyömaalla. Sekä rakentaminen että yhteinen rakennustyömaa ovat rakennustyön turvallisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (205/2009) tarkoittamia käsitteitä. Tiedot annetaan pääsääntöisesti kaikista yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä työntekijöistä.

Lisäksi verotusmenettelylain (1558/1995) 15 b §:ssä säädetään päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuksista ja muiden työmaalla toimivien yritysten velvollisuudesta antaa päätoteuttajalle tietoja. Tarkempi ohjeistus tiedonantovelvollisuudesta löytyy verohallinnon diaarinumerolla A83/200/2017 (erit. kappale 3).

Voimme luovuttaa tietoja viranomaisille kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuen.

7. Rekisterin suojaus

Manuaalinen aineisto

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

Automaattisesti käsiteltävät tiedot

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan asiakkaan tai työntekijän kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi, tuotteiden tai palvelun kehittämiseksi tai muun erikseen sovitulla tavalla määriteltävän ajan.

9. Evästeiden hallinta ja poistaminen

Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta voit yleensä muuttaa selaimen asetuksia ja estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista. Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi. Evästeen tai evästeluokan käytöstä poistaminen ei vielä poista evästettä selaimestasi, vaan sinun on tehtävä se itse selaimesi kautta.

10. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.

Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yrityksen rekisteriasioita hoitavaan henkilöön.

Asiakkaalla on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu sekä mistä tiedot rekisteriä varten säännönmukaisesti hankitaan, mihin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa pyynnöstä kirjallisesti.

Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa. Pyynnöt osoitetaan kirjeitse osoitteeseen:

Cervius Oy
Kuusistontie 6, 01760 Vantaa

Cervius Group Oy
Mustionkatu 2 D, 20750 Turku

11. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Cervius Oy ja Cervius Group Oy pidättävät oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä sivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2022.